Para saber escolher um local para eventos, o primeiro passo a ser dado é investir tempo no planejamento dele. A organização é fundamental para acertar na decisão sobre o espaço que vai abrigá-lo.
Como estamos falando de organização, é fundamental que você — ou quem for organizar seu evento — tenha boa habilidade para lidar com um grande volume de informações.
Acompanhe as dicas para se organizar e escolher o local para eventos!
Para começar, organize-se
Isso é essencial, pois há a necessidade de se comunicar com pessoas de diferentes áreas de atuação, além de ter jogo de cintura para combinar datas, coordenar equipes e lidar com imprevistos — sim, eles sempre acontecem.
Só que existe uma diferença entre se preparar ou não para os imprevistos. Sendo assim, quanto mais organizado for o processo para escolher local para eventos, melhor.
Anote, portanto, todas as informações relativas ao evento. Salve os contatos dos fornecedores e parceiros essenciais para essa ocasião. Guarde tudo em pastas (físicas ou virtuais), pois será importante durante a preparação do evento.
Vamos ao passo a passo dessa organização:
Estabeleça objetivos e metas
Como você viu no comecinho desse post, o planejamento começa com bastante antecedência. Por isso, você deve:
- Definir a data;
- Ter claro o objetivo;
- Traçar metas;
- Alinhar prazos com todos os fornecedores.
Os quatro pontos acima nortearão suas ações, para que tudo aconteça conforme foi idealizado e esperado.
Liste os fornecedores que serão necessários
O que vai ter no seu evento? Música? Comida?
Chegou o momento de listar todas as características do seu evento para saber quais fornecedores serão necessários.
O planejado só será executado se todos os fornecedores contratados estiverem aptos para cumprir e entregar o produto ou serviço nas condições acordadas, incluindo qualidade e prazo.
Uma dica importante é trabalhar com uma quantidade menor de fornecedores de confiança, do que uma lista longa demais com empresas que você nunca trabalhou ou não tem referências.
Assim que identificar os fornecedores, apresente seus objetivos a eles e seja transparente em relação ao esperado. Negocie prazos e condições.
Saiba planejar e organizar com antecedência
Eventos devem ser pensados com antecedência, portanto, não deixe para fazer escolhas e tomar decisões em cima da hora. Trabalhe sempre com um prazo confortável: ele permite cuidar melhor de cada detalhe.
Se o evento é anual, por exemplo, estabeleça uma data ou período para começar a organizá-lo. Mas se é algo novo, como um casamento, a data estabelecida define todo o ritmo do cronograma de organização.
Mas tem um detalhe: eventos pontuais requerem um bom prazo de segurança, para ser possível contatar e negociar com fornecedores, divulgar e garantir que tudo estará funcionando no dia.
Conheça seus objetivos e trabalhe com base neles!
Aposte nos recursos tecnológicos
Há diversos aplicativos que ajudam a organizar e escolher um local para eventos. Essas ferramentas são muito práticas. Algumas delas:
- Evernote (organização)
- E-mail marketing (divulgação)
- Eventos do Facebook (engajamento e divulgação)
- SurveyMonkey (pesquisas)
- Super Planner (organização)
- Canva (divulgação)
- mobLee (engajamento)
Monte um cronograma
Chegou o momento de montar o cronograma do evento, até porque o evento não acaba no instante em que começa.
Para que tudo funcione até o final, bem como o espaço seja entregue em perfeitas condições, o cronograma deve prever, além da montagem, a desmontagem.
Atente-se, pois há espaços com restrições de horários e períodos para esses processos.
Defina as questões decisivas
Quais são os fatores fundamentais para o sucesso do seu evento? Liste-os para dar atenção especial a eles.
Trate-os com prioridade máxima tanto na lista de tarefas quanto nas decisões.
Dentre eles, não se esqueça de incluir o orçamento, a data, o local e a divulgação.
Calcule e respeite o orçamento
O orçamento é uma das principais questões que envolve um evento. Ele determina tudo, inclusive o local para eventos.
Faça estimativas de gastos e acompanhe o processo para assegurar que todos os valores ficaram no orçamento estabelecido.
Trabalhe ainda com uma margem. Negocie com os fornecedores melhores condições. Proponha descontos para pagamentos à vista ou em poucas parcelas.
Escolha a data do evento
Essa escolha deve ser feita com sabedoria, pois pode ter grande impacto no sucesso.
Para garantir que o seu evento terá máxima adesão, uma dica é evitar proximidade com datas comemorativas tradicionais: carnaval, Dia das Mães, Black Friday ou festividades de fim de ano.
A exceção é seu evento ser temático. Se ele não for, tenha em mente que, nessas datas, as pessoas costumam ter muitos compromissos e, consequentemente, têm a disponibilidade comprometida.
Outra dica é evitar uma data próxima a outro evento semelhante e já agendado, pois isso coloca as pessoas diante da necessidade de escolha entre um deles.
Divulgue muito bem o seu evento
A divulgação também é de extrema importância, pois as pessoas só se interessam por aquilo que sabem que existe.
Coloque no seu orçamento uma boa equipe com profissionais de comunicação e marketing, pois eles sabem quais são as melhores estratégias e ferramentas para divulgar seu evento.
Aproveite bem seu tempo
O bom aproveitamento do tempo é uma necessidade, pois inúmeras decisões e providências precisam ser tomadas.
Monte um time eficiente, crie pontos de contato com os fornecedores e, o principal, não deixe nada para a última hora.
Pare de procrastinar
Quando se trata da organização de um evento, a procrastinação tem potencial para afetar os resultados esperados.
Deixar para amanhã o que se pode fazer hoje te faz tomar decisões de última hora, negociar com fornecedores em caráter de urgência, pagar a mais por produtos e serviços e ver convidados negando participação, pois já têm compromisso.
Lembre-se sempre de que o sucesso do seu evento está relacionado à capacidade de planejamento e de se anteceder em relação às decisões.
15 dicas para escolher o local para eventos
Agora que você viu a importância de se planejar para organizar seu evento e tomar boas decisões, vamos falar especificamente sobre a escolha do local para eventos.
Nós listamos 15 boas práticas que devem ser consideradas, tanto no pré quanto no pós-evento. Acompanhe:
1. Respeite o tamanho do seu evento
Para encontrar um local com dimensão adequada, respeite sempre o tamanho do seu evento. Isso significa não poupar recursos para, por exemplo, escolher um espaço que receba confortavelmente as pessoas.
Um espaço pequeno demais não é bom, assim como um espaço grande demais também não é o ideal. O pequeno deixa as pessoas desconfortáveis e o grande com muitos espaços vazios, como se a adesão ao evento estivesse baixa.
Quando estiver pesquisando as opções de local para eventos, tenha sempre em mente o público esperado. A quantidade de pessoas norteará a dimensão do local necessário para a realização do seu evento.
O local deve fazer jus ao tipo de evento. Um encontro social e festivo, por exemplo, deve acontecer em um salão de festas. Para uma palestra corporativa, com apresentação de números e documentos, um auditório é mais adequado.
Somente após resolver esses aspectos que você vai determinar as questões logísticas, combinado?
2. Observe a estrutura do local para eventos
O primeiro ponto que deve ser considerado na escolha do local para eventos é a estrutura. O espaço é adequado para o porte do seu evento?
Avalie se o local tem espaço para as atrações do evento, bem como circulação de pessoas e instalação dos serviços desejados.
Verifique também se existe um espaço adequado para carga e descarga de equipamentos, sem interferir na circulação dos convidados.
Essa característica é fundamental em eventos com bandas, pois elas podem ter outros compromissos e, no fim da apresentação, desmontar os equipamentos.
Outro aspecto que não pode ser desconsiderado é a acessibilidade do local. Itens como elevadores, corrimões e rampas para cadeirantes devem ser solicitados.
3. Aposte na melhor localização
Não adianta o espaço ser excelente se ele fica em um local de difícil acesso, não é verdade? Sendo assim, considere, na escolha do local para eventos:
- Facilidade de acesso do público;
- Espaço de estacionamento ou proximidade com transporte público;
- Segurança nas redondezas.
Um local afastado demais ou reconhecido pela falta de segurança pode afastar os participantes. Além disso, lugares assim costumam ser difíceis de estacionar, pois não contam com a infraestrutura necessária.
Tenha sempre em mente que as pessoas devem se sentir à vontade no local para eventos, portanto, uma boa escolha relacionada à localização é um importante argumento na divulgação.
Viu a importância de se organizar e fazer tudo com antecedência?
Separe um tempo confortável no seu cronograma para visitar espaços em potencial para o seu evento. Caso não fique satisfeito com os primeiros, busque outros. É fundamental decidir com segurança e planejamento.
4. Não se esqueça do orçamento
Assim que estiver observado os itens acima, verifique o seu orçamento. A escolha do local dependerá dele — inclusive prováveis negociações, para que o contrato seja fechado no valor disponível.
Aproveite para listar absolutamente tudo que for indispensável no que tange o local para eventos. Alguns exemplos:
- Estacionamento;
- Segurança;
- Chapelaria;
- Sala para a imprensa;
- Locais para descansar;
- Quartos;
- Camarins;
- Espaço para palco;
- Equipamentos de áudio e vídeo.
5. Conheça as restrições do local para eventos
Gostou de um local para eventos?
Antes de iniciar as negociações, peça uma lista com todas as políticas e restrições existentes em relação à utilização do espaço.
Há locais com regras rígidas em vários sentidos, da decoração ao horário de tolerância para barulhos, passando pelo consumo de bebidas alcoólicas e alimentação.
Ao tomar conhecimento sobre as restrições e políticas do local, você evita surpresas no meio do caminho e gastos desnecessários.
Para manter seu evento dentro das expectativas, escolha o local para eventos que consegue se adequar e concordar com todas as necessidades e objetivos listados em seu planejamento.
6. Avalie as questões de segurança
É fundamental, durante a escolha do local para eventos, considerar todas as questões que envolvem segurança. Faça uma pesquisa sobre o bairro onde o espaço se encontra.
Verifique quais são os índices de criminalidade, considerando assaltos e roubos de veículos. Esse tipo de pesquisa é importante para que o público do seu evento não fique receoso de se deslocar até uma região considerada perigosa.
Ainda sobre segurança, observe a quantidade de rotas de fuga e saídas de emergência que o local para eventos dispõe. Funcionam? Têm fácil acesso?
E por mais que a região seja segura, todo evento requer uma equipe de segurança — do tamanho ideal para a quantidade de pessoas.
Garanta o bem-estar dos seus convidados e da equipe de profissionais e fornecedores que estarão presentes durante o evento.
7. Garanta a melhor data e horário para o seu evento
Mesmo gostando bastante de um local para eventos, é fundamental checar o calendário desse espaço e verificar a disponibilidade para te atender.
Parece básico? É, mas quem faz essa pesquisa com antecedência garante as melhores datas e horários, diferentemente de quem deixar para a última hora.
Quando você não se organiza para conseguir uma boa data e horário, pode acabar indo contra a rotina dos convidados e perder público.
8. Preste atenção na decoração do interior do espaço
Por mais que o seu evento tenha um tema e, consequentemente, uma decoração prevista, observa na atual decoração do espaço.
Essa característica requer olhar clínico, pois o espaço, por si só, já pode ter uma estrutura que contribua para a sua decoração ou que entre em conflito com ela.
Observe, por exemplo, se o visual do espaço tem sintonia com a imagem que você deseja transmitir durante o evento ou se requer adaptações para atender o necessário.
Um exemplo: o seu evento será um casamento no estilo retrô, mas o espaço é extremamente moderno, com muitas paredes brancas. Percebe que os estilos entram em conflito?
9. Veja as instalações para banheiros e alimentação
Um evento não é feito só de música e decoração, não é mesmo? Outros aspectos são fundamentais para garantir o seu sucesso.
Comida e bebida de qualidade fazem parte dessa lista. A definição delas deve ser feita assim que o local para eventos for escolhido.
Verifique as condições da cozinha, bem como seus utensílios e equipamentos disponíveis. São eles que garantem o bom condicionamento dos alimentos e das bebidas.
Veja se não há a necessidade de alugar materiais e utensílios além dos disponíveis, até para que a equipe tenha condições de trabalhar adequadamente.
As condições sanitárias também devem ser avaliadas. Os banheiros precisam estar em bom estado, além de uma quantidade suficiente para atender o público.
Aproveite para ver se o local para eventos fornece serviço de limpeza ou se este será mais um extra que deve caber no seu orçamento.
10. Garanta a qualidade acústica do local para eventos
O uso de som durante a realização do evento, como a presença de uma banda ou microfones para os palestrantes, requer atenção especial.
Avalie a questão da sonorização do ambiente. Necessita de isolamento acústico? Facilita a passagem de cabos de som? Os equipamentos conseguem ser instalados sem dificuldades?
11. Teste o nível de qualidade da conectividade do lugar
Para não comprometer a experiência dos participantes do seu evento, escolha um local com internet móvel de qualidade ou com acesso à rede Wi-Fi de alta velocidade.
As pessoas não gostam de ficar desconectadas por muito tempo, então garanta conectividade até para que os participantes interajam entre si e possam divulgar o evento em suas redes sociais.
12. Avalie a temperatura interna do local
Locais extremamente quentes ou frios não são agradáveis. Sendo assim, a visita ao local para eventos deve contemplar a avaliação da temperatura do espaço.
Caso seja fechado, os aparelhos de ar condicionado funcionam perfeitamente? Se é um espaço aberto, há circulação de ar? Existe cobertura em caso de chuva ou sombra quando o sol estiver forte demais?
13. Busque ouvir e aprender com os feedbacks
Acabou o evento? Aproveite para aprender com os feedbacks e saber se o local escolhido foi ou não um acerto.
Trabalhe pela continuidade do processo para manter os participantes engajados. Desse modo, os próximos eventos tendem a ser ainda melhores.
Análise, portanto, os feedbacks logo depois do evento acabar. Isso será possível ouvindo os participantes – as pessoas mais indicadas para relatar como foi a experiência no local.
É interessante ouvir os pontos positivos e negativos, pois estes são fundamentais para saber o que deve ser melhorado para os próximos eventos.
Defina de forma simples e eficiente uma maneira de ouvir os participantes. Consiga e reúna os feedbacks que orientarão sua próxima organização.
Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada.
14. Aplique questionários
Aproveite o mailing do cadastro para o evento para disparar um questionário por e-mail. Isso deve ocorrer durante e após a realização.
Durante, no caso de eventos corporativos e palestras. Para as festas, pode ser somente depois. Colha as impressões dos participantes e passe os dados para uma tabela.
Mas saiba que os participantes do evento nem sempre terão a mesma impressão que você, que está diretamente ligado à organização e demais processos.
Por isso, um olhar externo é necessário para saber como o que foi feito pode ser melhorado. Mas tente não fazer isso por meio de um questionário longo demais.
Trabalhe com perguntas diretas e objetivas, proporcionando respostas rápidas. Desse modo, você não prejudica a experiência nem afeta a imagem positiva que um participante possa ter tido sobre o evento.
15. Acompanhe métricas e resultados
O questionário acima ajuda a realizar outro processo importante: o acompanhamento de métricas e resultados. Ainda não faz? Deveria e com urgência.
É importante conseguir ver o retorno sobre o investimento do seu evento e existem diferentes maneiras de se fazer isso.
A principal se dá subtraindo o investimento inicial do ganho obtido e o resultado. Depois dividir pelo valor do investimento inicial.
16. Compare a relação custo x benefício
O custo x benefício do local para eventos é obtido quando este tem a estrutura necessária para o seu planejamento. Isso inclui estar localizado em uma região com boa infraestrutura e tornar esse encontro um sucesso.
Na busca pelo custo x benefício, alguns gestores acabam fazendo escolhas que não contribuem para o sucesso do evento.
Compare o que é oferecido e o que é cobrado, para chegar a uma decisão razoável.
Caso queira fazer o seu evento em uma cidade com infraestrutura completa, escolha Florianópolis/SC.
Um dos bairros mais conhecidos e seguros do Brasil fica aqui: Jurerê Internacional.
É nele que estão o IL Campanario Villaggio Resort e o Hotel Jurerê Beach Village: duas excelentes escolhas para o seu evento.
O IL Campanario Villaggio Resort possui espaços moduláveis que podem abrigar diferentes eventos, todos com atendimento personalizado e equipe preparada. São eles, com suas respectivas capacidades máximas:
- Espaço Leonardo da Vinci: 228 lugares.
- Sala Monalisa: 50 lugares.
- Sala Gineve De’ Benci: 50 lugares.
- Sala Madona das Rochas: 50 lugares.
- Sala Campanario Office: 10 lugares.
- Espaço Michelângelo: 50 lugares.
- Sala David: 50 lugares.
Para coquetéis, coffee breaks e área de credenciamento, o espaço aberto do Foyer Leonardo Da Vinci é muito agradável. Possui vista para o boulevard do hotel e para a linda praia de Jurerê Internacional.
Ao lado do Foyer há outra opção, com a mesma vista: o Terraço Externo.
Os banquetes e coquetéis podem ser organizados no La Fontana Interno (máximo 270 pessoas), La Fontana Externo (máximo 120 pessoas), Amalfi (máximo 110 pessoas) ou Espaço Gourmet (máximo 120 pessoas).
Já o Hotel Jurerê Beach Village conta com 7 salas que podem acomodar desde pequenas reuniões e encontros de negócios até grandes eventos corporativos e culturais.
O pátio também pode ser utilizado como local para eventos. Basta requisitar e fazer o orçamento.
Gostou das dicas?
Fale com a nossa equipe e veja como o IL Campanario Villaggio Resort e o Hotel Jurerê Beach Village podem ser o seu local para eventos!