Saiba como começar o seu planejamento de eventos corporativos remotamente

Devido à pandemia, o planejamento de eventos e sua realização ficou comprometida devido às regras de distanciamento social. Foi preciso dar um freio e o setor ficou praticamente paralisado por alguns meses. Mas agora este mercado está sendo retomado, porém com restrições e medidas de prevenção – e com foco maior em eventos on-line ou híbridos.

Neste momento é importante manter o planejamento dos eventos corporativos em fluxo, principalmente para cumprir os prazos previstos para os projetos. Para isso, é fundamental acessar todos os processos que podem ser feitos remotamente.

É possível aproveitar este tempo também para fazer pesquisa, estudar, conhecer cases de destaque, novas tecnologias, se atualizar e conhecer práticas mais modernas. Tudo para voltar ao mercado com fôlego renovado e mais capacitado para realizar eventos de sucesso!

Confira então algumas dicas de como colocar tudo isso em prática.

Mantenha o planejamento dos eventos

Não é porque o evento que estava em planejamento foi adiado e pode estar sem data definida para acontecer, que você irá jogar tudo numa gaveta e ficar esperando para ver o que acontece depois.

Veja pelo lado positivo: há mais tempo para o planejamento do evento e torná-lo incrível! E há uma grande expectativa pelo retorno deste mercado, que vai estar ainda mais competitivo e exigente.

Pesquise os melhores locais para eventos

Escolher o destino certo e o local perfeito para o evento garante boa parte do sucesso. Por isso, aproveite o seu tempo mais livre para pesquisar lugares que se destacam neste mercado.

Um dos destinos que vêm se destacando fortemente neste sentido é Jurerê Internacional, em Florianópolis. O balneário conta com dois hotéis – o IL Campanario Villaggio Resort e o Jurerê Beach Village – que oferecem excelente infraestrutura para todo tipo de evento.

Ambos se adequaram a este novo momento e montaram novas estruturas com toda a tecnologia necessária para a realização de transmissões, já que os eventos on-line e híbridos serão a nova tendência daqui para frente.

Atualize-se sobre os novos formatos

Na hora de pensar no planejamento de eventos, é importante pesquisar e se manter informado sobre as atualizações que este mercado está sofrendo com o chamado “novo normal”. 

Uma das tendências é a realização de eventos on-line ou híbridos (aqueles em que há público presente também). Os hotéis de Jurerê Internacional, o IL Campanario Villaggio Resort e o Jurerê Beach Village, investiram em novas tecnologias e oferecem opções para todos os tipos de eventos.

Ambos contam com excelente infraestrutura com salas moduláveis para públicos dos mais diversos tamanhos e uma equipe preparada para ajudar a garantir o sucesso do seu evento.

Soma-se a isso a excelente gastronomia, um ponto fundamental para a satisfação do público participante. Outra vantagem de fazer eventos num hotel é que os inscritos podem se hospedar no mesmo local das atividades, evitando deslocamentos e possíveis atrasos, otimizando ao máximo o tempo e a produtividade.

Eventos de lazer e alternativos

Para garantir o sucesso do planejamento de eventos e da sua realização, será preciso muita criatividade. Uma dica é apostar em eventos de lazer, já que as pessoas vão estar sedentas por diversão, depois de um período complicado de pandemia.

Nos hotéis de Jurerê Internacional isso já vem acontecendo! No IL Campanario Villaggio Resort foi realizada em setembro uma live musical muito especial, reunindo os ex-The Voices Kako de Oliveira e Flora Cruz. O palco foi montado ao ar livre e os hóspedes puderam acompanhar tudo das sacadas dos quartos, com toda a segurança e privacidade. O show também foi transmitido ao vivo pelas redes sociais do hotel e do balneário.

Já no Jurerê Beach Village a grande atração, também ocorrida em setembro, foi o desfile das grifes  Lez a Lez e Black Purpurim. A iniciativa foi um sucesso, com vários seguidores nas redes sociais da marca e do hotel.

Monte um plano estratégico

Não deixe a morosidade deste tempo de pandemia lhe atingir e afetar o planejamento de eventos. Trace metas, prazos e um plano estratégico – mesmo se não conseguir cumpri-los, pelo menos se manterá focado e estimulado.

Coloque no papel tudo o que pretende fazer no curto prazo, nesta fase pré-evento, e organize um check-list para que possa controlar o andamento do que foi planejado. Tudo bem se algo não sair como imaginou. Seja flexível e vá adequando de acordo com as novas realidades que forem surgindo.

Aproveite para definir e melhorar também os planos da área de marketing. Você pode, por exemplo, dar um gás nas suas redes sociais, mostrando os trabalhos de sucesso que já realizou e repassando conteúdos relevantes. Dar uma melhorada no visual, apostando em técnicas de design, é outra boa dica.

Participe de grupos de discussão

Outras super dica para potencializar esta fase de planejamento de eventos é fazer parte de grupos on-line com outros profissionais da área. É uma excelente oportunidade de networking e também para novos aprendizados.

Nestes ambientes é possível trocar ideias, discutir problemas e dificuldades em comum, relatar experiências (positivas e negativas) e até encaminhar alguma parceria ou projeto.

Profissionalize-se ainda mais

Aproveite o tempo mais livre que você está tendo agora para estudar e se profissionalizar mais. Que tal fazer aquele curso que sempre quis mas não conseguia por falta de tempo? 

Agora é o momento certo! Vários profissionais e empresas estão repassando conteúdos pela internet por meio de lives, tutoriais, e-books, videoaulas, talks, audiobooks, etc. Alguns destes cursos inclusive são gratuitos!

Pode ser um curso na área de planejamento de eventos ou até outros da mesma área ou até de outros setores, mas que venham somar no seu portfólio e ajudá-lo a impulsionar a sua carreira.

Texto: Amplocom Soluções em Comunicação 

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