O passo a passo para contratar um espaço para eventos corporativos

Encontrar um espaço para eventos corporativos que seja perfeito e garanta sucesso e a satisfação dos participantes é, sem dúvida, um grande desafio.

Tudo precisa ser pensado nos mínimos detalhes e executado com perfeição para garantir o melhor resultado possível e principalmente agradar ao público, que neste setor é bastante exigente.

Lembrando que está em jogo também a credibilidade da marca ou marcas envolvidas, que precisam demonstrar competência na realização do evento.

Para alcançar estes objetivos, uma das principais preocupações dos organizadores deve ser a escolha do local. Ele precisa conter excelente infraestrutura, serviços de alto padrão e atendimento impecável. 

Escolher um destino turístico desejado por todos é outra dica importante. Neste caso, coloque Florianópolis no topo da sua lista, pois a cidade é uma das melhores para eventos. E se você optar por Jurerê Internacional, pode ter certeza que o sucesso será ainda maior.

Para ajudar você nesta escolha, elencamos o passo a passo para contratar espaço para eventos corporativos.

Estrutura do espaço para eventos corporativos

Capacidade 

O primeiro passo na hora de escolher um espaço para eventos corporativos é dimensionar corretamente o público esperado e buscar um local que garanta o conforto dos participantes. Calcule sempre para mais, para evitar que uma possível lotação cause problemas.

Auditórios 

O local onde os participantes vão ficar a maior parte do tempo tem que receber atenção especial. Fique atento a questões como: capacidade, espaço entre as cadeiras e fileiras, climatização, sonorização, iluminação, equipamentos de vídeo, sinalização, pessoal de atendimento, etc.

Segurança

Este é um item fundamental no espaço para eventos corporativos. O acesso deve ser rígido – somente para participantes e prestadores de serviço – todos devidamente identificados e conferidos eletronicamente, para evitar a circulação de pessoas estranhas. 

Contrate uma empresa de segurança profissional e com referências. Atenção também às saídas de emergência e alvará do Corpo de Bombeiros.

Condições sanitárias 

A quantidade de banheiros precisa ser compatível com o público esperado. Além disso, eles precisam estar em boas condições. Chame uma empresa para fazer limpeza e reposição do material constantemente.

Internet banda larga

Veja se o serviço é de qualidade, com boa velocidade e capacidade para muitas pessoas utilizarem ao mesmo tempo. O ideal é que o acesso seja livre, mas se tiver senha, informe no material a ser entregue aos participantes.

Climatização

Pode parecer um item básico, mas nem sempre a climatização é de qualidade. Visite o espaço para eventos corporativos previamente (em uso) e veja se a temperatura fica agradável quando está lotado. A climatização deve ser em todos os ambientes, inclusive corredores e áreas de descanso, e não somente nos auditórios.

Atendimento

Se o espaço locado oferecer pessoal para atendimento é importante que a equipe esteja afinada com o propósito do evento. Organize uma reunião para passar as orientações e reforçar a importância de um bom atendimento.

Gerador de energia

Alguns espaços têm o equipamento, cujo aluguel costuma estar incluso na locação, mas é bom confirmar. É recomendável verificar também se a capacidade do gerador é suficiente para atender suas necessidades.

Fornecedores

O sucesso passa também por uma boa lista de fornecedores de serviços e produtos. Contrate apenas empresas de renome e referência, nem que para isso custe um pouco mais caro. Hotéis e centros de convenções costumam já ter uma boa carta de parceiros, com qualidade garantida.

Hospedagem e estacionamento

Carro com segurança

O espaço para eventos corporativos deve oferecer estacionamento, podendo ser cobrado, e com toda a segurança. Se o espaço para deixar o carro for um pouco mais longe, opte pelo serviço de manobrista. Caso os carros sejam deixados na rua, coloque um vigilante para fazer rondas.

Parcerias com hotéis

Os participantes sempre preferem se hospedar nas proximidades, para evitar deslocamentos longos e possíveis atrasos. Optar pela realização em hotéis tem esta grande vantagem. 

Se não for o caso, informe aos participantes sobre as opções de hospedagem mais próximas e as tarifas (para todos os bolsos). É simpático fazer uma parceria com hotéis para conseguir descontos para os participantes.

Localização e acesso

Perto de tudo

O ideal é que o espaço para eventos corporativos seja perto de tudo o que o participante vai precisar, como gastronomia, hospedagem, serviços, transporte, etc.

Locomoção 

Os participantes costumam se locomover de várias formas até os eventos, seja de carro próprio, transfer, ônibus, táxi ou por meio de aplicativos. 

Certifique-se que o acesso seja fácil, sem risco de engarrafamentos nos horários de pico (neste caso informe previamente os participantes). 

Portadores de necessidades 

Atenção também ao grau de acessibilidade para os portadores de deficiência por meio de elevadores e rampas no espaço para eventos corporativos.

Alimentação

Gastronomia

Como o intervalo para alimentação (almoço e lanches) costuma ser pequeno, o ideal é que haja opções no próprio local. Neste caso eventos em hotéis que tenham restaurantes são uma boa alternativa. 

Se não for o caso, certifique-se que o seu público encontrará comida e bebida em lugares próximos ao espaço para eventos corporativos – e com preços variados.

Coffee break

A pausa na programação deve ser um momento de relaxamento para os participantes e um bom coffee break ajuda na avaliação positiva do evento como um todo. 

Certifique-se que os produtos servidos no espaço para eventos corporativos são variados, de qualidade, na quantidade suficiente e bem distribuídos no ambiente para evitar aglomerações.

espaço para eventos corporativos

Lazer e descanso

Diversão

É preciso planejar os momentos de lazer para os participantes relaxarem e se divertirem um pouco. Para isso, o espaço para eventos corporativos deve contar com áreas para este fim, inclusive ao ar livre, como sala de jogos, quadras esportivas, jardins, entre outros. 

No caso de hotéis, a vantagem é que a maioria deles possui equipe de recreação, que pode formular uma programação personalizada.

Área de descompressão

Para os intervalos é preciso também disponibilizar áreas de descanso e lazer para os participantes. Podem ser halls ou salas com sofás, puffs, jornais/revistas, televisão, etc.

Agora que você já recebeu todas estas dicas valiosas de como escolher um espaço para eventos corporativos de sucesso, agora é partir para uma boa pesquisa para escolher o local mais adequado. Sugerimos fazer buscas online e consultar referências com fotos. Desejamos boa sorte!

E então, gostou das nossas dicas? Para ter acesso a mais conteúdos como esse, acesse o nosso blog e aproveite!

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