Passo a passo para contratar um espaço para eventos corporativos

Encontrar um espaço para eventos corporativos que seja perfeito e garanta sucesso e a satisfação dos participantes é, sem dúvida, um grande desafio.

Tudo precisa ser pensado nos mínimos detalhes e executado com perfeição para garantir o melhor resultado possível e principalmente agradar ao público, que neste setor é bastante exigente.

Lembrando que está em jogo também a credibilidade da marca ou marcas envolvidas, que precisam demonstrar competência na realização do evento.

Para alcançar estes objetivos, uma das principais preocupações dos organizadores deve ser a escolha do local. Ele precisa conter excelente infraestrutura, serviços de alto padrão e atendimento impecável. 

Escolher um destino turístico desejado por todos é outra dica importante. Neste caso, coloque Florianópolis no topo da sua lista, pois a cidade é uma das melhores para eventos. E se você optar por Jurerê Internacional, pode ter certeza que o sucesso será ainda maior.

Para ajudar você nesta escolha, elencamos o passo a passo para contratar espaço para eventos corporativos.

ESTRUTURA DO ESPAÇO

Capacidade – O primeiro passo na hora de escolher um espaço para eventos corporativos é dimensionar corretamente o público esperado e buscar um local que garanta o conforto dos participantes. Calcule sempre para mais, para evitar que uma possível lotação cause problemas.

Auditórios – O local onde os participantes vão ficar a maior parte do tempo tem que receber atenção especial. Fique atento a questões como: capacidade, espaço entre as cadeiras e fileiras, climatização, sonorização, iluminação, equipamentos de vídeo, sinalização, pessoal de atendimento, etc.

Segurança – Este é um item fundamental no espaço para eventos corporativos. O acesso deve ser rígido – somente para participantes e prestadores de serviço – todos devidamente identificados e conferidos eletronicamente, para evitar a circulação de pessoas estranhas. 

Contrate uma empresa de segurança profissional e com referências. Atenção também às saídas de emergência e alvará do Corpo de Bombeiros.

Condições sanitárias – A quantidade de banheiros precisa ser compatível com o público esperado. Além disso, eles precisam estar em boas condições. Chame uma empresa para fazer limpeza e reposição do material constantemente.

Internet banda larga – Veja se o serviço é de qualidade, com boa velocidade e capacidade para muitas pessoas utilizarem ao mesmo tempo. O ideal é que o acesso seja livre, mas se tiver senha, informe no material a ser entregue aos participantes.

Climatização – Pode parecer um item básico, mas nem sempre a climatização é de qualidade. Visite o espaço para eventos corporativos previamente (em uso) e veja se a temperatura fica agradável quando está lotado. A climatização deve ser em todos os ambientes, inclusive corredores e áreas de descanso, e não somente nos auditórios.

Atendimento – Se o espaço locado oferecer pessoal para atendimento é importante que a equipe esteja afinada com o propósito do evento. Organize uma reunião para passar as orientações e reforçar a importância de um bom atendimento.

Gerador de energia – Alguns espaços têm o equipamento, cujo aluguel costuma estar incluso na locação, mas é bom confirmar. É recomendável verificar também se a capacidade do gerador é suficiente para atender suas necessidades.

Fornecedores – O sucesso passa também por uma boa lista de fornecedores de serviços e produtos. Contrate apenas empresas de renome e referência, nem que para isso custe um pouco mais caro. Hotéis e centros de convenções costumam já ter uma boa carta de parceiros, com qualidade garantida.

HOSPEDAGEM E ESTACIONAMENTO

Carro com segurança – O espaço para eventos corporativos deve oferecer estacionamento, podendo ser cobrado, e com toda a segurança. Se o espaço para deixar o carro for um pouco mais longe, opte pelo serviço de manobrista. Caso os carros sejam deixados na rua, coloque um vigilante para fazer rondas.

Parcerias com hotéis – Os participantes sempre preferem se hospedar nas proximidades, para evitar deslocamentos longos e possíveis atrasos. Optar pela realização em hotéis tem esta grande vantagem. 

Se não for o caso, informe aos participantes sobre as opções de hospedagem mais próximas e as tarifas (para todos os bolsos). É simpático fazer uma parceria com hotéis para conseguir descontos para os participantes.

LOCALIZAÇÃO E ACESSO

Perto de tudo – O ideal é que o espaço para eventos corporativos seja perto de tudo o que o participante vai precisar, como gastronomia, hospedagem, serviços, transporte, etc.

Locomoção – Os participantes costumam se locomover de várias formas até os eventos, seja de carro próprio, transfer, ônibus, táxi ou por meio de aplicativos. 

Certifique-se que o acesso seja fácil, sem risco de engarrafamentos nos horários de pico (neste caso informe previamente os participantes). 

Portadores de necessidades – Atenção também ao grau de acessibilidade para os portadores de deficiência por meio de elevadores e rampas no espaço para eventos corporativos.

ALIMENTAÇÃO

Gastronomia – Como o intervalo para alimentação (almoço e lanches) costuma ser pequeno, o ideal é que haja opções no próprio local. Neste caso eventos em hotéis que tenham restaurantes são uma boa alternativa. 

Se não for o caso, certifique-se que o seu público encontrará comida e bebida em lugares próximos ao espaço para eventos corporativos – e com preços variados.

Coffee break – A pausa na programação deve ser um momento de relaxamento para os participantes e um bom coffee break ajuda na avaliação positiva do evento como um todo. 

Certifique-se que os produtos servidos no espaço para eventos corporativos são variados, de qualidade, na quantidade suficiente e bem distribuídos no ambiente para evitar aglomerações.

LAZER E DESCANSO

Diversão – É preciso planejar os momentos de lazer para os participantes relaxarem e se divertirem um pouco. Para isso, o espaço para eventos corporativos deve contar com áreas para este fim, inclusive ao ar livre, como sala de jogos, quadras esportivas, jardins, entre outros. 

No caso de hotéis, a vantagem é que a maioria deles possui equipe de recreação, que pode formular uma programação personalizada.

Área de descompressão – Para os intervalos é preciso também disponibilizar áreas de descanso e lazer para os participantes. Podem ser halls ou salas com sofás, puffs, jornais/revistas, televisão, etc.

Agora que você já recebeu todas estas dicas valiosas de como escolher um espaço para eventos corporativos de sucesso, agora é partir para uma boa pesquisa para escolher o local mais adequado. Sugerimos fazer buscas online e consultar referências com fotos. Desejamos boa sorte!

Texto: Amplocom Soluções em Comunicação

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